塾講師LIVE

さぁ、いざ応募だ！・・と思ってもどうやって電話やメールをすればいいのかがわからない方も多いかもしれませんね。
実は電話やメールも採用の基準（あまりにひどい場合に限り足きり）となるケースがあります。
以下にメールサンプルやマナー例を載せていますので、ポイントだけしっかりと押さえておきましょう。

電話をかける塾の求人情報を準備しましょう。公開されている内容について重複して聞くのは失礼にあたります。こちらからの用件も完結にまとめておきましょう。また、先方から聞かれる可能性のある事項（志望動機や希望条件）も、すぐ答えられるよう情報をまとめたメモを準備しておきましょう。

周囲の騒音が激しい場所は避け、静かな場所からかけましょう。携帯電話からかける場合は、電波が不安定な地下等も避けたほうが無難です。電源が切れそうな場合も注意が必要です。

〔トーク例※〕

メモと筆記具を手元に置いて、電話をかけてみましょう。電話がつながったらまず明るくはきはきと名乗ります。そして用件を簡潔に伝え「担当者の方をお願い致します」と取次ぎを依頼しましょう。「塾講師ステーションを見て」電話した旨を伝えるとスムーズです。

もう一度名乗り、あらかじめまとめておいた用件を伝えます。質問には丁寧に元気よく答えましょう。面接日時等の決定事項は、必ず復唱して確認します。必ずメモも残しましょう。電話が終わったら一拍おいて、相手が切るのを確認してから自分の電話を切ります。

必ずメッセージを残しましょう。
氏名と用件、連絡先を簡潔に述べ、「またわたくしからお電話させていただきます」と結びましょう。

対応していただいている方に、「担当者のお名前」「連絡先（いまおかけしている番号でよろしいですか？）」
「かけ直すべき時間帯（いつおかけ直しすればよろしいですか？）」
を確認して、再度かけ直します。担当者でなくてもきちんと名乗り、伝言は残してもらいましょう。

まずひとこと「今お話させていただいてよろしいですか？」と気遣いを。
かけ直しを求められたり、申し出たほうがよさそうな場合は、
「何時頃にかければよいか」「後日あらためるべきか」を確認し、かけ直しましょう。

誤って聞いたままにするほうが失礼です。
「失礼ですが、もう一度お名前を確認させていただけますか？」
「こちらからまたご連絡する場合、どなた宛てにお電話差し上げればよろしいですか？」と丁寧に聞きましょう。

基本だけど再重要なのは、まず宛先メールアドレスが正しいか。これに尽きます。頻繁にアドレスを変える人は特に、自分のメールアドレス設定が正しいもあわせてチェックが必要。相手がメールにそのまま返信しても、届かないという事態が生じてしまいます。

無題のメールは迷惑メールと認識される可能性があるので、必ず入れましょう。「宛名・件名・自分の氏名」が適当です。会社や教室に送る場合、個人アドレスでない場合もあるので、担当者名も忘れずに。自分の署名は、件名にも本文にも必ず残すのが基本ですから、特に携帯電話から送る場合は注意が必要です。

オフィシャルなメールには、装飾は厳禁。またhtmlメールはビジネスでは使わないのが鉄則です。それ以外にも半角カタカナは使わない、ローマ数字や単位記号等の機種依存文字は使わない等、ソフトによって文字化けする可能性がある文字は極力使用しないようにするのもポイントです。

ビジネスメールといえども、用件が正しく述べられていればそれでいいというものではありません。内容が長くなるようなら適宜改行して、相手が読みやすいよう配慮が大切です。受け取る身になってメールを書くことを意識しましょう。

電話と違って残るものだからこそ、より慎重に。送る前にもう一度見直しましょう。誤字・脱字のチェックから、つい忘れがちな署名の確認。返信が欲しい場合や、折り返し電話が必要な場合等は、書き添えても失礼になりませんからしっかり記載しておきましょう。

全てのメールが、正しく届く、すぐに届くとは限りません。システム上のトラブルで、先方に届くまでに何時間もかかったり、届かない場合だってあるのです。メールは便利ですが過信は禁物です。緊急事項、重要事項の場合は電話をかけて、「メールを送信したので確認して欲しい」という旨を一報入れておくとよいでしょう。